Bagi banyak orang, proses rekrutmen sering kali dipandang sederhana: job posting, sourcing, selection, kemudian placement. Padahal, aktualnya proses tersebut jauh lebih kompleks. Tujuan utama rekrutmen bukan sekadar mencari calon karyawan untuk bergabung, melainkan memastikan “the right man on the right place” benar-benar terimplementasi. Dengan kata lain, rekrutmen adalah proses krusial yang menentukan kualitas dan relevansi karyawan baru yang akan masuk ke dalam organisasi.

Dalam pengalaman saya, tidak jarang HR berfokus pada pola “based on request” di mana aktivitas rekrutmen baru dimulai ketika user mengajukan permintaan karyawan baru. Pola ini membuat rekrutmen cenderung kurang terencana, lead time menjadi terbatas atau terburu-buru, dan pada akhirnya berdampak pada kualitas kandidat yang didapatkan.

Lalu, bagaimana seharusnya alur proses rekrutmen yang efektif dan efisien? Berikut saya jelaskan berdasarkan sudut pandang saya sebagai HR Recruitment:

1. Awali dengan Perencanaan yang Matang

Setiap proses rekrutmen sebaiknya diawali dengan perencanaan yang jelas dan berbasis data. Hal ini biasanya dimulai dengan pembuatan Man Power Planning (MPP).

Dengan MPP, HR dapat memperkirakan jumlah turnover yang mungkin terjadi dalam setahun, yang kemudian menjadi dasar untuk menyusun Recruitment Activity Plan (RAP).

Contoh:
Jika dalam MPP tercatat bahwa ada 1 karyawan HR akan resign pada 20 Januari 2026, dan posisi tersebut harus segera digantikan, maka HR sudah memiliki data kebutuhan manpower di tahun tersebut. Dengan informasi ini, proses RAP bisa disusun lebih terarah, sehingga implementasi rekrutmen menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Identifikasi Kebutuhan Bersama User

Langkah berikutnya adalah memastikan tim HR memahami secara menyeluruh kebutuhan user terkait calon kandidat. Diskusi dengan user tidak boleh sebatas “butuh orang baru”, melainkan mencakup detail seperti:

  • Kualifikasi umum dan spesifik
  • Urian pekerjaan singkat
  • Jenis kontrak dan sebagainya

Dari sini, HR bisa menyusun position requirements yang lebih jelas dan relevan. Kualitas seleksi sangat ditentukan oleh kualitas sumber kandidat, dan kualitas tersebut berawal dari definisi kebutuhan yang tepat sejak awal.

3. Susun Perencanaan Rekrutmen yang Terarah

Berdasarkan data MPP dan hasil identifikasi bersama user, HR dapat menyusun Recruitment Activity Plan (RAP) yang lebih jelas dan terukur. RAP akan memuat jumlah kebutuhan manpower serta strategi sourcing yang sesuai.

Contoh:
Melanjutkan contoh pada poin pertama, jika HR perlu menyiapkan pengganti untuk posisi yang harus bergabung pada 20 Januari 2026, maka proses rekrutmen (sourcing–selection–offering) sebaiknya dimulai setidaknya 60 hari sebelumnya. Hal ini mempertimbangkan lead time yang dibutuhkan di setiap tahapan rekrutmen, atau menyesuaikan dengan SOP masing-masing perusahaan.


Proses rekrutmen memang sering terdengar sederhana. Namun, semakin kita berfokus pada kualitas, maka semakin kompleks pula proses yang harus dijalani. Dan itu hal yang wajar. Justru kompleksitas inilah yang memastikan kita benar-benar mendapatkan kandidat terbaik sesuai prinsip: The Right Man on The Right Place.