Definisi Training Need Analysis adalah sebuah aktivitas atau proses menganalisa kebutuhan sebuah training. Proses mencari tahu, menganalisa, dan menentukan training apa yang akan dilakukan. Pada intinya, dalam pembuatan sebuah perencanaan training yang sesuai dengan sistem pelatihan dan pengembangan, akan selalu diawali dengan analisa kebutuhan training terlebih dahulu, dilanjutkan dengan perencaan kegiatan training kemudian.

Adapun tujuan utama pembuatan Training Need Analysis adalah untuk memberikan sebuah training secara tepat guna. Sesuai dengan kebutuhan, baik kebutuhan perusahaan maupun individu sebagai karyawan.

Dalam membuat sebuah Analisa kebutuhan training atau training need analysis (TNA), ada banyak metode yang bisa dilakukan, 2 (dua) metode utama yang akan kita bahas bersama adalah TNA based on KPI (Key Performance Indicator) Perusahaan ataupun Indvidu dan TNA based on GAP Analysis yang berdasar pada standart kompetensi sebuah perusahaan.

  • Untuk metode yang pertama adalah Analisa KPI (Key performance Indicator)
          Perusahaan dan Individu. Dalam KPI terdapat poin – poin kunci aktivitas utama perusahaan dan individu yang harus dilakukan untuk mencapai target perusahaan. Dalam aktivitas kunci ini Anda dapat menganalisa apakah terdapat kebutuhan training yang sifatnya full support atas aktivitas tersebut.
    Sebagai contoh : Target penjualan sebuah perusahaan adalah 10 Milyar / Tahun, KPI utama divisi sales adalah melakukan direct selling atau  penjualan secara langsung (karena dianggap paling efektif oleh evaluasi tahunan perusahaan). Untuk aktivitas direct selling atau penjualan langsung Anda bisa menggali kompetensi utama apakah yang dapat mensupport aktivitas tersebut, dengan kata lain dalam proses penawaran produk secara langsung, skill apa saja kah yang akan dibutuhkan oleh seorang sales.

          Dari proses atau kegiatan tersebut Anda dapat menganalisa, mengobservasi, discuss atau wawancara dengan user secara langsung, kemudian hasilnya akan didapatkan kompetensi apa yang perlu di upgrade dan menjadi fokus utama untuk dikembangkan guna mencapai target perusahaan.

  • Untuk metode yang kedua  adalah GAP Analysis Based on Standart Competency.
          Pada setiap posisi atau jabatan terdapat standart kompetensi sebagai requirement utama atau kebutuhan utama penunjang pekerjaan tersebut. Baik soft competency maupun technical competency, keduanya akan memiliki korelasi besar dengan perform atau tidaknya kinerja seorang karyawan.
    Dalam proses recruitment and selection tentunya karyawan sudah melewati dan lolos penyaringan standart kompetensi yang perusahaan inginkan. Pertanyaannya, apakah sudah sesuai dengan standart sepenuhnya atau masih ada beberapa yang belum memenuhi standart ?Bagaimana cara Anda dapat mengetahui apakah karyawan Anda sudah sepenuhnya memenuhi standart kompetensi perusahaan ? Yang dapat Anda lakukan adalah melakukan Assessment, untuk dapat melihat apakah masih terdapat kekurangan kompetensi dari standart  yang perusahaan sudah tetapkan.

          Assessment bisa dilakukan dengan pemberian tes, wawancara maupun observasi. Hasil dari assessment ini, Anda akan melihat secara kuantitatif hasil nilai kompetensi masing – masing  karyawan Anda berbanding dengan standar kompetensi yang perusahaan miliki.
    Proses identifikasi kompetensi jabatan karyawan dengan metode assessment, kemudian didapatkan hasil perbandingan kuantitatif antara standart dan realita. Hingga pada akhirnya ditemukan masih adanya kompetensi yang belum memenuhi standart (GAP) disebut sebagai GAP Analysis. Dari GAP analysis ini kemudian Anda akan menganalisa metode pengembangan apa yang sesuai untuk Anda berikan kepada karyawan. Coaching, mentoring atau training, dll. Jika training yang Anda pilih, tentukan training apa yang sesuai untuk meng-upgrade atau meninggkatkan kompetensi yang belum sesuai standart, dengan kata lain memenuhi gap skill yang terjadi.