Pada setiap perusahaan tentu memiliki Training Management System yang berbeda satu dengan yang  lain, proses identifikasi sampai dengan perencanaan akan disesuaikan dengan standart yang perusahaan miliki.

Pada pembahasan ini kita akan membahas training and development activities sesuai dengan training management system yang biasa digunakan oleh perusahaan – perusahaan pada umumnya.

Adapun tujuan dari standarisasi ini adalah, agar Anda sebagai PIC dari bagian training and development akan lebih mudah dan terarah untuk membuat sebuah aktivitas training atau pelatihan. Berikut adalah Langkah – Langkah untuk membuat sebuah training, diawali dengan membuat training activity plan, membuat training activity plan berdasarkan KPI dan GAP Analysis, menentukan training akan internal atau eksternal, menentukan training akan individu atau klasikal, membuat budget training dan kemudian terakhir adalah training dapat dilaksanakan.

  • Pertama adalah membuat Training Activity Plan
    Membuat training activity plan adalah tahap awal dari dibuatnya sebuah program training. Dalam membuat perencanaan ini Anda akan menggunakan target perusahaan, KPI perusahaan atau indvidu serta GAP Analysis.
    Waktu yang tepat dalam pembuatan Training Activity Plan adalah menjelang akhir tahun. Anda dapat menjalankan pembuatan TAP ini bersamaan dengan diumumkannya target perusahaan, KPI perusahaan atau indvidu serta GAP Analysis yang sudah Anda buatkan sebelumnya.

  • Kedua adalah Membuat Training Activity Plan Berdasarkan KPI dan GAP Analysis
    KPI dan Gap Analysis adalah dua hal yang sangat berbeda satu dengan yang lain, jika KPI berkaitan dengan target perusahaan yang diturunkan menjadi perilaku atau aktivitas kunci. Sedangkan GAP didapatkan dari proses pengukuran kualitas kerja karyawan berbanding dengan standart yang perusahaan miliki.
    Jika Anda masih belum memiliki banyak pengalaman terkait hal ini, KPI dan GAP Analysis adalah suatu aktivitas yang cukup teknis untuk dilakukan. Sehingga aktualnya harus banyak melakukan praktek dalam pelaksanaan kegiatan ini. Untuk lebih jelasnya akan kita bahas pada Lecture ke – dua.

  • Ketiga adalah menentukan Training akan dilakukan Internal atau Eksternal
    Bagi Anda yang bekerja sebagai training staf, mengadakan traning bekerja sama dengan pihak ke dua atau vendor mungkin akan menjadi lebih mudah dan praktis. Anda hanya cukup melakukan pemilihan vendor dengan baik dan benar. Selebihnya dalam pengadaan training Anda akan lebih banyak mengambil bagian sebagi Event Organizer.
    Lain halnya jika Anda memilih untuk mengadakan training internal dan trainer adalah internal perusahaan. Anda akan mempersiapkan modul pelatihan, yang tentunya harus sesuai dengan standart. Di sisi lain jika Anda pun harus bertindak sebagai trainer, terdapat banyak hal yang perlu Anda persiapkan.

  • Keempat adalah Menentukan Training akan dilakukan Individu atau Klasikal
    Berdasarkan analisa kebutuhan training yang sudah Anda buat sebelumnya, Anda sudah dapat melihat berapa banyak karyawan yang akan mengikuti sebuah training. Jika terdapat kebutuhan training yang sama lebih dari 1 (satu) orang, Anda dapat membuatkan klasikal training, atau training dengan jumlah karyawan lebih dari 1 (satu).
  • Kelima adalah Membuat Rencana Budget Training
    Dari Analisa yang sudah Anda siapkan sebelumnya, tentu Anda sudah mendapatkan data perencanaan biaya training yang akan berjalan 1 (satu) tahun kedepan. Perencanaan ini kemudian akan Anda ajukan kepada manajemen untuk di approval. Perhatikan pengeluaran dalam budget agar pengajuan Anda jauh lebih mudah disetujui oleh manajemen.
  • Dan yang terakhir atau keenam adalah Training dapat Dilaksanakan
    Jika poin 1 – 5 sudah Anda jalankan dengan baik dan benar, Anda sudah dapat menjalankan training sesuai dengan perencanaan Anda. Yang perlu diingat, dalam pengerjaan setiap aktivitas training selalu akhiri dengan evaluasi yang jelas sesuai dengan tujuan training yang sudah dibuatkan sebelumnya.