Jika Anda adalah penyedia sebuah jasa atau pemilik sebuah usaha, bagian penting dan bisa dikatakan terpenting pada bisnis prosesnya adalah customer. Yang perlu diketahui dan disadari adalah, bahwa proses antara penyedia jasa atau produk ini tidak selamanya berjalan dengan lancar.
Adakalanya prosesnya mengalami hambatan, dengan kata lain customer merasa kurang puas dengan sebuah pelayanan yang diberikana. Pertanyaannya adalah, bagaimana seharusnya sikap seorang customer service dalam menghadapi atau menanggulangi sebuah permasalahan dengna customer / pelanggan ? 

Berikut adalah beberapa sikap yang kami sarankan untuk Anda lakukan, jika Anda adalah seorang customer service, untuk menghadapi masalah yang terjadi dengan customer / pelanggan.

  • MENDENGARKAN, BUKAN HANYA SEKEDAR MENDENGAR
    Anda wajib mendengarkan apapun yang dikatakan atau dikeluhkan oleh pelanggan.
    Seorang pelanggan yang sedang kecewa  dan mengajukan komplain, cenderung kurang stabil dalam memanage emosi, nada berbicara cenderung dengan nada yang tinggi. Anda wajib mendengarkan semua keluhan tersebut dengan tetap tersenyum, dan mengedepan empati kepada customer / pelanggan Anda.
  • MENJAGA KESTABILAN EMOSI
    Hadapi semua masalah customer dengan hati yang tenang, hindari terbawa emosi dan menjadikan customer / pelanggan Anda menjadi lebih kecewa dan marah lagi, tetap tersenyum, ingatlah bahwa tugas Anda sebagai customer service yang utama adalah memberikan pelayan terbaik kepada customer / pelanggan Anda.
  • MENGUASAI SITUASI DAN KONDISI YANG TERJADI 
    Jika Anda berhadapan dengan situasi dimana customer Anda marah atau melakukan complain, pastikan Anda menguasai situasi dan kondisi yang terjadi. Diawali dengan memastikan terlebih dahulu akar masalahnya apa kemudian akan memberikan penyelesaian masalah seperti apa.
  • UTAMAKAN POSITIVE THINKING DAN GOOD ATTITUDE
    Seorang customer service yang baik akan selalu menjadi positive person yang mengutamakan positive thinking dan good attitude. Kenapa harus seperti itu ? Terbayang tidak jika Anda adalah customer service, kemudia Anda mengutamakan negative thinking dan bad attitude ? Yang terjadi adalah tingkat kemarahan dan kekecewaan customer / pelanggan Anda akan semakin besar. Aktualnya memang tidak mudah untuk positive thinking dalam keadaan  atau negative situaton, akan tetapi justru ini adalah key pointnya, jangan sampai seorang customer service ikut terbawa sikap negatif yang customer tunjukan.
Poin-poin di atas adalah beberapa poin utama bagi Anda customer service dalam menghadapi keluhan atau complain pelanggan. Intinya Anda harus selalu mengutamakan kebutuhan customer, menjaga sikap dan kestabilan emozi serta menunjukan sikap empati adalah kunci utamanya. Semoga bermanfaat ya !!!